深圳市社会公益基金会制度规范

                     深圳市社会公益基金会人员招聘管理制度

   为及时准确地补充基金会所需人才,建立健全良好的人才选用机制,满足基金会发展需要,特制定本制度。

 一、本制度规定了基金会面向社会招聘人才的基本程序、方法和规定要求。

 二、基金会使用、招聘人才坚持“公开”、“平等”、“竞争”、“择优”、“自愿”的原则。

 三、本制度适用于秘书长以下所有员工。

 四、 空缺岗位的各部门在需要补员时,由该部门负责人提出“补员申请”,详细说明招聘岗位的工作内容及应聘条件。

 五、招聘流程:主管级(含)以下员工,统一由该部门负责人提出申请, 经秘书长批准后,由秘书处办公室组织招聘;部门负责人(含)级以上员工,由秘书长提出申请,报理事长批准后,由秘书处办公室组织招聘。

 六、秘书处办公室负责招聘简章的发布和对应聘人员的初选、统计和汇总。

 1、招聘简章内容应包括基金会简介、招聘岗位、人数、素质要求、报名截止日期、联系方式等,必要时应写明薪资待遇。

 2、在秘书处办公室组织下由用人申请部门负责人对初选人员进行初试。

 3、经初试合格者,由秘书处办公室确定候选人,同时将其个人简历、证书复印件及推荐资料等有关资料连同所在部门负责人的意见及初试成绩汇总递交给秘书长审核,并安排面试具体事宜。

 4、面试筛选测评一般需包括基本素质、知识技能、管理能力、个性偏向等方面内容,具体内容和方法依据职位重要性和要求确定。

 5、对于拟录用的应聘者,根据其面试结果由秘书长审核批准后进行录用。

 七、对于决定录用人员,秘书处办公室根据用人部门确定的上岗时间,填写“录用通知单”,通知员工报到,报到时应携带以下资料:

(1) 学历证、资格证、身份证(原件);

(2) 近期免冠1寸照片3 张;

(3) 其他证件。如:驾驶证等。

 秘书处办公室负责办理:
   1、审核相关证件,复印后存档;
   2、新员工填写相关表单;
   3、建立个人档案卡;

 八、被录用人员应按规定时间准时到秘书处办公室报到,无特殊原因逾期不到者,取消上岗资格。

 九、被录用人员上岗前需先进行岗前培训。

 十、 试用、转正
   新聘人员除理事长或秘书长特批或劳动合同中约定无试用期者,可免予试用或缩短试用期外,一般都必须在劳动合同中约定须经过一至三个月的试用期。试用期最长不超过三个月。
   十一、试用人员由部门负责人对其进行工作态度、业务水平、工作能力的考核。
   1、根据新聘员工培训结果和业绩表现情况,部门负责人可根据实际情况提出对该员工的转正申请,申请时需填写“转正审批表”,由秘书处办公室进行审核后,再由秘书长进行审批。
   2、试用员工的绩效考核结果应在优良以上方有资格转正。若试用部门在员工试用三个月内未能向秘书处办公室提出员工转正申请,办公室应及时向试用部门了解情况,以决定该员工是否转正或辞退。
   3、秘书处办公室根据秘书长意见,如批准办理转正手续,发放“试用人员转正通知单”。如不批准视情况不予聘用或调整岗位。试用人员转正后纳入基金会日常人事管理。
   十二、 附则
   本制度由秘书处办公室制订并负责解释,报理事会批准后实行,修改时亦同。



                       深圳市社会公益基金会

财务管理制度


   为了规范深圳市社会公益基金会(以下简称基金会)财务行为,加强财务管理,根据《中华人民共和国会计法》、《基金会管理条例》、《民间非营利组织会计制度》等法律法规,按照《深圳市社会公益基金会章程》的规定,制定本制度。
   一、 财务管理的一般原则
  (一)基金会的最高权力机构是理事会。理事会定期审议机构财务报告,并决定财务工作中的重大问题,财务日常管理工作由秘书长负责。
  (二)基金会配备具有专业资格的会计人员,会计不得兼任出纳。会计人员必须按照《民间非营利组织会计制度》进行会计核算,实行会计监督。会计人员调动工作或离职时,必须与接管人员办理交接手续。
  (三)基金会的财务活动依法接受社会公众和国家有关管理部门的监督。
  (四)基金会理事会换届和更换法定代表人及秘书长之前,应当进行财务审计。
   二、 收入管理
  (一)本基金会的收入来源于:
   1、组织募捐的资金和财产收入;
   2、自然人、法人或其他组织的自愿捐赠;
   3、投资、利息收益;
   4、政府的资助、拨款或由政府委托管理的资金;
   5、其他合法收入。
  (二)应分类核算捐赠收入与捐赠以外其他收入。

  (三)根据各项收入性质严格划分限定性收入和非限定性收入,各项收入均纳入年度总预算统筹计划。

  (四)各项收入均归口由财务管理部门统一管理和核算,严格各类票据的使用和签发,严格捐赠票据及其他票据的使用和签发。

  (五)对于实物捐赠,必须建立捐赠实物收支账册,应设品种、数量及金额栏目,并办理实物的入库和入账手续。
   三、支出管理
  (一)各项支出的安排必须有利于公益事业发展,必须贯彻厉行节约和量力而行的原则,严格遵守各项财政、财务制度和财经纪律。

  (二)基金会每年用于从事章程规定的公益事业支出,不得低于上一年基金筹款额的70%。基金会工作人员工资福利和行政办公支出不超过当年总支出的10%。

  (三)捐赠实物出库,必须填制出库单,由接收单位盖章后销账,并办理出库出账手续。

   四、现金管理
   1、加强库存现金的管理,核定库存定额和备用金,现金不得以白条抵库。
   2、出纳必须每天按现金业务的先后顺序逐笔序时登记现金日记账。每日终了,将库存现金的实存数和日记账的结存数核对,保证账实相符。
   3、收入的现金不得作为库存现金留存,应及时送存银行。
   4、除按《现金管理暂行条例》规定库存少量现金备用外,其余都必须存入银行账户,通过银行办理转账结算。
   5、员工因工作需要借用现金,需填写“借款单”交秘书长、理事长批准签字后方可借用。超过还款期,在当月的工资中扣还。
   6、借用现金必须是本单位员工,临时聘用或外单位人员不得借用。
现金的使用范围:
   各种业务的往来,除国家规定的范围可以使用现金外,都应按规定通过开户银行进行转账结算,现金只能在下列范围内使用。
   1、职工工资、各种工资性津贴。
   2、个人劳动报酬。
   3、支付给个人的各种奖金。
   4、各种劳保、福利费用以及国家规定的对个人的其他现金支出。
   5、单位预借给出差人员必须随身携带的差旅费。
   6、结算起点以下的零星开支。
   7、如有特殊情况,需申请交秘书长、理事长批准之后方可使用。
   五、票据管理
  (一)票据的签发、取得和转让,应当遵循诚实信用的原则,执行真实的交易关系和债权债务关系。
  (二)领取支票时应填写支票领用单,支票领用人应在领用单和支票存根上同时签字。
  (三)财务人员凭审核无误的支票“申请单”签发支票,并填写签发日期、收款单位名称、金额和具体用途。金额如暂不能确定的可暂不填写,但要标明支票的限额。支票领用人不得以任何理由要求领用空白支票和远期支票。

  (四)签发支票时必须用签字笔,按支票顺序填写,字迹应端正、清楚、填写大小写金额栏必须正确无误,不得更改。

  (五)建立支票领用登记簿,支票领用人应在登记簿中签名,并对此支票妥善保管及负责。

  (六)支票如不慎遗失,支票领用人应马上通知财务人员及领导,财务人员应立即出具公函,写明遗失支票的号码、签票日期金额及内容,到开户银行及有关单位申请挂失止付。

  (七)为了加强对空白支票的保管,应将空白支票和银行预留印鉴分开存放。支票不得事先盖有印鉴,确保支票及银行资金的安全。

  (八)对作废支票,应将作废支票及存根同时加盖“作废”章,年终登记装订档案。

   六、费用报销
  (一)基金会内的任何开支项目都应经部门负责人,秘书长、理事长审批。如需采购重要物资,应填写“基金会购买物品呈批表”。按表格的内容要求填写,经财务、本部门负责人审核,秘书长、理事长审批后方可购买。报销时应将该表与报销单据同时交予财务。
  (二)费用报销时应填写“费用报销单”,领用支票时应填写“领用支票申请单”,办理借款时填写“借款审批单”。
  (三)报销单据的内容要填写全面。填制凭证的日期,报销部门,用途,金额(大小写),所附原始凭证的张数;报销人,领款人,复核人员,出纳人员,秘书长、理事长批准。(如工作需要限额审批,则根据修订后的具体规定实行)。按各种凭证要求逐项填写齐全,不得随意涂改、刮擦与挖补,文字要简便,字迹要清楚,易于辨认。
  (四)原始凭证必须是带税务或财政监制章的正式发票。发票的内容(日期、摘要、数量、金额、印章)必须齐全,不得涂改。原始单据必须整理分类,粘贴整齐。
  (五)费用开支当月报销。无特殊原因,不得滞后,否则财务不予受理。
  (六)各类报销凭证整理后送交财务部复核,财务对原始单据的合法性、真实性进行审查。复核完毕后送秘书长、理事长审批。审批后报销人持单据到财务办理报销手续。

  (七)财务人员对有关单据验证无误后,再支付现金或支票,并加盖“现金付讫”或“转账付讫”章并签名。

  (八)报销人员应当面点清现金或看清支票,然后在经办人、报销人、领款人等相关栏处签名。

   七、财务决算
  (一)年度财务决算是年度会计期间公益项目的收入及成本、资产质量、财务效益等基本情况的综合反映,是全面了解和掌握运营状况的重要手段。
  (二)严格按照国家有关财务会计制度规定,在进行财产清查、债权债务确认和资产质量核实的基础上,以年度内发生的全部经济交易事项的会计账簿为基本依据,认真组织机构财务决算编制和报表工作,做到账表一致、账账一致、账证一致、账实一致。
  (三)严格按照《民间非营利组织会计制度》的规定编制财务报告,并接受独立会计师事务所的审计。
  (四)机构年度财务报告对外披露须经理事会批准。
   八、财务会计信息披露
(一)财务会计信息是捐赠人、管理者和理事会等机构利益相关方了解机构资源状况、负债水平、资金使用情况及现金流量等信息的重要来源。财务信息披露是建立社会公信力的重要环节,其主要形式是财务会计报告。
  (二)财务会计报告由会计报表、会计报表附注和财务情况说明书构成。按照《民间非营利组织会计制度》的规定,机构会计报表包括资产负债表、业务活动表和现金流量表,同时包括会计报表附注,说明机构采用的主要会计政策、会计报表中反映的重要项目的具体说明和未在会计报表中反映的重要信息的说明等。

  (三)以单一项目或捐赠人为报告主体的财务会计信息由财务管理部门负责按会计制度核算并编制,报秘书长审阅批准后,方可对外提供或披露。重大财务信息的披露必须纳入财务会计报告的内容,由财务管理部门按规定报请批准后对外披露。

   九、会计档案管理

   会计凭证、账簿和会计报表等,都是基金会重要的财务档案和历史资料,必须进行科学管理妥善保管,不得丢失和任意销毁,并设专人负责整理归档。

本制度的修订由秘书处提出修改意见,报理事会审议通过后执行。



                深圳市社会公益基金会项目管理办法(暂行)

   第一章 总则
   第一条 为加强深圳市社会公益基金会(以下简称“基金会”)公益项目的管理,建立科学、规范、高效的管理模式,保障捐赠人和受益人的合法权益,提供公益慈善效益,增强社会公信力和透明度,根据《中华人民共和国慈善法》、《基金会管理条例》和《深圳市社会公益基金会章程》,制定本办法。
   第二条 本办法针对的项目资助对象包括基金会专项基金项目、慈善信托项目、网络募捐项目(非个案救助项目)、公益创投活动项目。基金会直接实施的项目、捐赠人指定用途的项目或其他合作项目,根据相关捐赠协议和相关执行方案资助和管理;网络募捐中的个案救助项目,根据项目受助人需求资助。
   第三条 基金会设项目总监、项目主管、项目官员、项目助理官员等岗位(统称为“项目官员”),具体负责项目的前期调查、筛选、项目编制、资助签约、实施和监督管理等事宜。


 第二章 项目申报与评审

 第四条 基金会通过其官方网站、国家民政部门指定互联网募捐平台等渠道向社会公开发布项目招募和合作信息,社会组织、企事业单位、未注册团队、个人等(以下简称“申请者” )可通过基金会网站、邮件、书面资料等方式向基金会申请项目资助。
   第五条 申请者应符合下列条件:
  (一)拟申请的项目符合基金会的宗旨与业务范围;
  (二)有详细科学的项目可行性计划书;
  (三)有健全的项目管理团队和良好的管理机制;

(四)设立项目专账,专款专用。

 第六条 申请者申请项目资助时,须填写基金会项目申请表、申请者资质证明以及其他必要文件,项目申请表包括如下内容:
  (一)申请者介绍,包括申请者的类型、性质、项目受助对象、人员情况、正在开展的其他项目和已经完成的项目情况介绍等;
  (二)项目介绍,包括项目名称、背景、实施地点、执行时间表、方法、受助人群、项目预算等;

(三)项目产出,项目实施所要达到的预期社会效益;

(四)其它事项。
   第七条 基金会收到申请项目的文件后,负责对申请项目进行初审,通过约谈、电话访谈、现场调查等方式进一步了解申报项目的详细情况。对首次合作的申请者或资助的项目,应重点审核项目申请者的执行能力和项目预期社会效益。
   第八条 项目初审时应考虑如下因素:
  (一)项目合法合规,符合基金会的宗旨和业务范围;
  (二)项目团队的执行能力;
  (三)项目的可操作性和可推广性;

(四)项目社会效益的预期评估。
   第九条 项目官员对项目初审通过后,提交项目评审会进行复审和终审。项目评审会由秘书长或常务副秘书长主持,定期或不定期举行。项目官员或申请者陈述,财务部 门、项目部门相关人员参加项目评审会,必要时邀请外部专家参与及开展相关评审工作。
   第十条 项目评审中,基金会可根据项目资料信息和完整情况要求申请者对申报项目进行补充说明或提交补充资料。
   第十一条 基金会对通过初审、复审、终审及相关评审工作的项目予以立项资助。


 第三章 项目资助和管理

 第十二条 项目资助金拨款之前,基金会与申请者签订项目资助协议确定正式合作关系。

 第十三条 项目资助金原则上分期分批支付,资助拨付一般原则:
  (一)因自然灾害等突发性原因发生的资助项目、预算金额不超过1万元的项目等可根据具体情况决定付款的时间、次数及比例,申请者在项目开展前向基金会提交资助申请表或协议予以正式立项,项目结束后提交结项报告,审核通过后一次性予以资助。

(二)预算金额超过1万元且在3万元以下的项目,分两期资助拨付。首期资助金于项目资助协议签订后支付,原则上不得超过项目资助总金额的80%,保留资助总金额的10%至20%作为尾款于申请者提交结项报告并审核通过后予以结项资助;

(三)预算金额超过3万元的项目,分三期资助拨付。首期资助金于项目资助协议签订后支付,原则上不得超过项目资助总金额的40%,确定资助款项有效使用再拨付40%,保留资助总金额的10%至20%作为尾款于申请者提交结项报告并审核通过后予以结项资助。
  第十四条 项目官员通过电话、电邮等方式与申请者保持积极有效的定期沟通,及时跟进和了解项目进展,确保项目的顺利实施;项目官员可根据需要随时对项目的实施情况进行现场检查,必要时可聘请外部专家进行协助,申请者应积极配合。

 第十五条 条项目官员应根据资助协议要求申请者在相关期限内提交项目相关执行报告,加盖公章(签字)并制成电子档案(扫描版)发送至基金会官方邮箱(szscf1992@qq.com)。

 第十六条 执行报告包括如下内容:项目基本情况、执行情况、受益人情况、项目产出和社会效益评估、财务流水表、财务佐证(如票据、资金签收表)等。

 第十七条 执行报告分为中期报告和结项报告。分三期资助拨付的项目,申请者根据项目执行方案和执行周期向基金会提交项目中期报告,项目完成后提交项目结项报告;分两期资助拨付的项目,完成后应提交项目结项报告;一次性资助拨付的项目,项目执行完毕后提交项目结项报告。

 第十八条 基金会根据项目进展和申请者提交的相关报告对资助的项目进行不定期检查、中期检查和结项检查,项目官员负责撰写项目检查报告,对检查中发现的问题提出整改建议,报基金会领导审核同意后向项目申请者提出并要求在期限内落实整改建议。
  (一)不定期检查:基金会根据项目开展情况及日常监督中发现的问题对项目进行的不定期抽检;
  (二)中期检查:基金会在收到项目中期报告后,根据需要对项目实施情况进行的检查;
  (三)结项检查:基金会在收到项目结项报告后,根据项目资助协议和执行方案对项目实施完成情况进行的检查。对项目实施的结项评估,必要时可聘请专业评估机构进行。
   第十九条 项目中期检查通过的,报基金会领导审核同意后予以中期资助。中期检查不通过且在期限内没有落实整改建议的,撤销后续资助并收回项目未用资助金。
   第二十条 项目结项检查通过的,报基金会领导审核同意后予以结项资助。结项检查不通过且在期限内没有落实整改建议的,撤销后续资助并收回项目未用资助金。
   第二十一条 基金会建立社会创新基金、慈善救助基金,项目未用资助金均根据项目类型分别纳入社会创新基金、慈善救助基金。


 第四章 档案管理

 第二十二条 项目官员负责项目的档案管理工作,对项目执行过程中形成的档案,项目官员应收集齐全并及时编号和归档,建立完备的项目档案。

 第二十三条 项目档案是在项目的申请、评审、实施、监督管理过程中直接形成,具有一定的保存价值,体现为文字、图表、声像、电子数码等不同形式和不同载体的历史纪录。

 第二十四条 项目档案至少应包括如下内容:项目申请文件、评审文件、资助协议、结项报告等。

 第二十五条 项目档案应包括纸质档案和电子档案(扫描版),两套档案同时备存并以电子档案(扫描版)为准。


 第五章 法律责任

 第二十六条 申请者对基金会负有忠诚义务,应忠实履行申请资助的公益项目,通过项目实施充分发挥资助金的社会效益,实现项目目标。

 第二十七条 如申请者项目管理出现严重问题,基金会有权要求申请者限期改正或单方做出终止项目的决定,并依法追究申请者及相关人员的法律责任。如基金会决定终止项目,申请者应当在收到基金会终止项目的通知后15日内将所涉违规资金无条件全部退回到基金会指定的银行账户。

 第二十八条 前述严重问题包括但不限于:

1)不按指定用途使用项目资金。

2)基金会提出查阅项目资金使用情况及原始凭证后7日内申请者拒不提供的。或基金会有证据证明申请者提供的项目资金使用情况严重失实或原始凭证存在伪造、变造等虚假现象。

3)因申请者原因导致项目资金严重损失。

4)不按本协议的约定向基金会提交项目结项报告或财务报告的。
   第二十九条 基金会项目官员应忠诚履行工作职责,工作中如发现有不当行为影响项目申报、评审、实施与管理的,由基金会提出批评,造成严重后果的,可由基金会解聘、辞退。

 第六章 附则

 第三十条 本办法于2016年10月10日经基金会理事会通过后生效,并由项目部门负责执行。

 第三十一条 本办法由深圳市社会公益基金会负责解释。






深圳市社会公益基金会

办公室管理制度

为了规范办公室的管理,提高工作效率,特制定本制度:

一、自觉遵守工作时间,按时上下班。不迟到,不早退,不无故缺勤。

二、保持清洁有序的工作环境。办公室内不得乱堆放杂物,办公桌上的物品摆放整齐。

三、保持端庄整洁的仪表仪容。平时应注意个人的着装,做到仪容整洁,举止端庄,行为得体。树立良好的基金会形象和个人形象。

四、坚持礼貌待客的文明习惯。要养成良好的文明习惯。

五、严格执行工作纪律和制度。在工作时间不得从事与工作无关的内容活动。因公出差外出应坚持请假制度。

六、办公室内禁止吸烟,严禁大声喧哗,吵闹,营造良好的工作环境。

七、办公室内的传真机,复印机等办公设备应有专人负责,出现问题能够及时找人维修。

八、同事之间友好相处,平等待人。虚心学习他人的长处和优点,互相团结,互相帮助。尊重他人的合理化建议和意见,建立良好的团队合作精神。

九、做好保密制度,尊重别人的隐私和协会的制度。

十、做好办公室的安全工作,下班时应关闭空调,关窗,锁门,关闭所有电源。

                                                                                                                                                                            深圳市社会公益基金会办公室

                                                                                                                                                                               二00九年十一月二十五日


深圳市社会公益基金会

印章使用制度

为维护协会印章使用的权威性、严肃性和安全性,保障基金会的正常利益和工作顺利开展,现对基金会的各类印章的使用管理作如下规定:

      第一条、秘书长授权由办公室负责协会的印章管理工作、发放、回收印章、监督印章的保管和使用。

      第二、基金会各类印章由各级和各岗位专人依职权并保管。

      第三、印章必须由各保管人妥善保管,不得转借他人。

      第四、建立用印登记制度,详细登记用印的时间、事由、批准人,用印人等。

      第五、任何人不得在空白介绍信或空白纸上盖章。

      第六、凡需用印章的文字资料,都必须按规定存档备查。

        第七“印章”如有损坏或更换,由基金会下文件申明停止使用。办公室将印章统一登记,收缴销毁。

      第八“公章”原则上要放在办公室内,由专人保管,不准将公章携带出基金会外使用。特殊情况,需报经秘书长批准。只可将公章用于申请事由,并对公章的使用承担一切责任。

      第九“财务章”由财务负责人保管。主要用于支票,汇票等需要加盖银行预留印鉴等业务或发票上使用。

      第十“法人私章”由基金会制定专人保管。主要用于银行汇票、现金支票,转账支票等业务。使用时凭审批的支付申请和取汇款凭证方可盖章。

      第十一、其他职能部门章,主要用于各部门内部使用,需由部门负责人进行保管,并严格盖章的使用。

      第十二、各印章管理人员必须认真负责,遵守纪律,秉公办理。对违反规定使用印章,造成严重后果的应当追究保管人或负责人的行政责任或法律责任。


                                                                                深圳市社会公益基金会办公室

                                                                                 二00九年十一月二十五日




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